Esquecimento de emissão de notas gera multas. Como se prevenir?

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A escrituração digital e o controle rigoroso do Fisco conseguem facilmente detectar falhas ou a não emissão de nota fiscal. Por isso, é importante estar atento e utilizar ferramentas que auxiliem na emissão e armazenamento da nota eletrônica.

Deixar de emitir a nota fiscal, seja por esquecimento, por erro ou falha no processo de sua empresa, pode gerar multas pesadas, acusação de sonegação fiscal e muita dor de cabeça.

A nota fiscal é um documento que controla entrada e saída de mercadorias e serviços em uma empresa. É por meio dela que são recolhidos os impostos. Ela também serve de documento de fiscalização do Fisco contra a sonegação de impostos e tributos. Por todos esses motivos, a emissão de NF-e é obrigatória para todas as empresas, independentemente do porte e segmento.

O que acontece se esquecer a emissão de nota?

Não emitir nota fiscal é considerado crime que está previsto na Lei 4.729/1965 como sonegação de impostos. Sendo assim, se você não fizer o preenchimento correto da nota fiscal eletrônica, a Receita Federal não consegue validar seus dados e isso fica caracterizado como delito.

Se você emitir a nota fiscal com erros no valor ou em qualquer outra informação, poderá sofrer multas que vão de 10 a 100% do valor do produto ou serviço prestado.

A fiscalização até pode demorar um pouco, mas certamente ocorrerá. Por isso, além da emissão correta, é importante armazenar as NFe de forma organizada e eletronicamente. Caso seja solicitado pela Receita em algum momento, você consegue localizar facilmente.

Como evitar erros e emitir nota eletrônica

A tecnologia tem ajudado muito as empresas a gerenciar a emissão e controle de documentos e processos. A utilização de sistemas para a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas tem reduzido bastante a burocracia, o uso de papéis e o risco de falhas humanas, facilitando o trabalho de quem necessita emitir este tipo de documento.

Certificado Digital

Antes de começar a emitir a NFe propriamente dita, você precisa adquirir um Certificado Digital. É com ele que sua empresa assinará eletronicamente e com efeito jurídico todos os documentos emitidos por meio online. Esse certificado é a garantia de que suas informações estão seguras e são confiáveis.

Sistema gerador de NFe

A emissão de nota fiscal eletrônica é feita através de software gerador de emissão. Portanto, o ideal é que sua empresa possa contar com um sistema seguro e confiável.

A emissão eletrônica da nota fiscal evita falhas humanas, como a inserção incorreta de informações ou até mesmo esquecimento, além de proporcionar o armazenamento das notas de maneira muito mais organizada e de fácil acesso.

Com a utilização de um sistema de gestão empresarial, todos os processos são integrados em um só ambiente, permitindo a visualização e controle das atividades de todas as áreas da empresa e facilitando a realização das tarefas com mais eficiência.

Armazenamento

Além de emitir as NFe, é necessário que você as tenha armazenadas de forma organizada. Isso também pode ser feito dentro do sistema de gestão, por meio do DANFE (documento simplificado da NFe), que auxilia na criação de categorias para o arquivamento das notas fiscais, utilizando critérios que facilitem a busca sempre que for necessário, seja por tipo de transação, produto, data, enfim, você escolhe a maneira mais fácil.

Assim, com as notas organizadas, se houver alguma fiscalização, você poderá comprovar facilmente que está em dia com todas as suas obrigações.

Outra vantagem de contar com um sistema de emissão de nota eletrônica é que somente pessoas devidamente autorizadas podem ter acesso aos arquivos e documentos, evitando extravios ou risco de adulteração.

Se você ainda não tem um sistema para emissão de NFe, clique aqui e evite problemas.

 

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